C'est la condition nécessaire à la réussite d'un projet... de tout projet, notamment informatique.
Tout d'abord, parce que cette étape permet de s'assurer de la pertinence du projet envisagé. Ensuite, parce qu'il est de la responsabilité du client de définir, de manière aussi précise et exhaustive que possible, ses besoins. Cette étape doit donc intervenir avant la signature du contrat avec le fournisseur d'une solution informatique.
Le cahier des charges constitue donc un référentiel contractuel, le plus souvent visé en annexe et faisant partie intégrante du dispositif contractuel. Il est donc essentiel d'être très précis dans ce document et d'y décrire, avec autant de précision que possible, les objectifs attendus, les résultats attendus, notamment en termes de performances et de niveaux de services. Il est souvent utile de dresser l'état de l'existant, notamment lorsque la solution a vocation à s'intégrer dans un ensemble préexistant. Enfin, il est important de décrire l'évolution prévisible des données à traiter, de manière à éviter la saturation à court terme de la solution proposée. Par ailleurs, il est toujours prudent de spécifier les fonctionnalités particulières attendues.
Il est évident que les besoins vont évoluer très rapidement, ne serait ce que pour tenir compte de l'offre de nouvelles technologies et de la prise en compte de nouvelles préoccupations. Ces évolutions sont admises car elles sont inhérentes à tout projet informatique. Mais s'agissant précisément d'une tolérance, il est plus prudent de prévoir, dans le contrat, une clause prévoyant les conditions de ces évolutions. Il suffit le plus souvent de prévoir une clause d'évolution et de remplacement des documents de référence. Par exemple, le dossier d'analyse fonctionnelle a vocation à se substituer au cahier des charges, dès qu'il est validé contradictoirement par les parties.
Le client a une responsabilité de principe dans la définition de ses besoins. Sur ce point, la jurisprudence est constante et va même jusqu'à considérer que, s'il ne dispose pas de la compétence interne, il doit faire appel à un conseil extérieur pour l'assister dans cette étape. Cette prestation doit s'inscrire dans le cadre d'une prestation d'assistance (audit extérieur ou assistance à maîtrise d'ouvrage). Mais, en toutes circonstances, si la solution mise en place par le client se révélait non conforme ou inadéquate, le client en serait responsable pour ne pas avoir pris assez de soin dans la définition de ses besoins, à charge pour lui d'engager la responsabilité de son conseil si cette voie apparaît opportune. C. F-S. (octobre 99)  
(LES CONSEILS DE L'AVOCAT par Christiane Féral-Schuhl - avocat associé, Salans Hertzfeld & Heilbronn)

Pour élaborer, valider votre cahier des charges, prenez contact préalable auprès d'un professionnel en la matière si nécessaire.