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inventairephysique_desstocks_organise_dec2003

  http://www.lomag-man.org/  Le 29/03/2004

 

Voir aussi le Courriel portant sur la gestion physique de stock.             Sur site le 07/08/2003

 

Voici un document qui n’est plus en ligne, sauf par la « recherche » sur le  site : http://www.grouperf.com/

 

 

GESTION

Organiser l'inventaire physique des stocks

L'inventaire physique des stocks doit être effectu dans le respect des règles lgales et selon des modalits assurant une fiabilit satisfaisante.
En cette priode de clture d'exercice, nous rpondons aux questions que vous vous posez le plus souvent à ce sujet.

DATE ET FRQUENCE DE L'INVENTAIRE

L'inventaire physique doit-il être ralis le jour de la clture ?

L'entreprise est tenue de contrler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des lments actifs et passifs de son patrimoine (c. com. art. L. 123-12). En consquence, l'obligation pose par la loi porte sur la priodicit de l'inventaire physique et non sur sa date.

Lorsque l'entreprise n'a pas mis en place un système d'inventaire permanent, l'inventaire doit normalement être ralis à la date de clture. Toutefois, il est admis que l'inventaire puisse être ralis, pour des raisons pratiques, quelques jours avant ou après la date de clture de l'exercice. Il en va de même fiscalement (rp. de Pierrebourg, JO 2 août 1956, Db. AN quest. p. 3826 ; doc. adm. 4 A 2513-5). Dans ce cas, il appartient à l'entreprise de recenser prcisment les mouvements de ses stocks entre les dates d'inventaire et de clture afin de dterminer le niveau de ceux-ci à la date de clture.

Une procdure d'inventaire permanent permet-elle de se dispenser d'un inventaire physique complet à la date de clture ?

Lorsque l'entreprise dispose d'un système d'inventaire permanent fiable, c'est-à-dire permettant notamment, d'une part, de s'assurer de l'existence et de l'appartenance des stocks, d'autre part, de dtecter leur qualit et leur degr de rotation, la ralisation d'un inventaire physique complet à la date de clture de l'exercice n'est pas obligatoire (CNCC, bull. 83, septembre 1991, p. 397). Dans ce cas, l'entreprise peut alors effectuer :

- soit un inventaire physique complet ne coïncidant pas avec la date de clture. Une priode avec une activit rduite et des quantits en stock faibles peut donc être retenue. L'cart entre la date de prise d'inventaire et celle de la clture de l'exercice ne doit pas alors être trop important. Il semble qu'un dlai de deux à trois mois entre ces deux dates constitue un cart maximal (CNCC, bull. 68, dcembre 1987, p. 489),

- soit des inventaires physiques appliqus à une partie des stocks et dont les rsultats sont rapprochs des donnes issues de l'inventaire permanent (inventaires tournants couvrant la totalit des articles ou inventaires effectus selon une mthode d'chantillonnage statistique rigoureuse et fiable) (CNCC, bull. 83 prcit).

Du point de vue fiscal, l'entreprise doit alors justifier, par une mthode approprie, la fiabilit de son valuation à la date de clture de l'exercice (par exemple, par la tenue d'un inventaire permanent entre ces deux dates) (CE 26 juillet 1991, n; 112906).

LMENTS À INVENTORIER

Peut-on exclure du comptage certaines catgories de stocks (stocks non significatifs, par exemple) ?

Le recensement des quantits en stock doit porter, en principe, sur l'ensemble des lments constitutifs du stock faisant partie du patrimoine de l'entreprise. En cas d'inventaire tournant, le programme des comptages doit permettre d'inventorier tous les lments au moins une fois par an.

Cette règle vaut tant au niveau fiscal que comptable. Il n'est donc pas possible, en principe, d'exclure des oprations de recensement physique certaines catgories d'lments du stock considres comme non significatives au niveau des comptes annuels.

Sont donc soumis au comptage tous les lments constitutifs du stock, quels que soient leur nature ou leur tat d'avancement : marchandises, approvisionnements, en-cours de fabrication, travaux en cours, produits semi-ouvrs, produits finis et emballages.

La mthode de l'chantillonnage statistique a toutefois t admise par le Conseil national des commissaires aux comptes et la rgularit du contrle ne peut être admise dans ce cas que si celui-ci se fonde sur une mthode rigoureuse et fiable permettant notamment, au moyen des lois de probabilit utilises en statistiques, de mesurer le risque d'chantillonnage. Ces exigences impliquent une mthode qui n'est sans doute pas à la porte de toutes les entreprises (CNCC, bull. 83 prcit).

L'inventaire se limite-t-il aux stocks situs dans l'entreprise ?

L'inventaire physique porte non seulement sur les stocks situs dans les magasins et ateliers de l'entreprise mais galement sur les stocks dtenus, à titre de dpt, par des tiers. Mais, parallèlement, il convient aussi de dnombrer sparment les stocks dtenus par l'entreprise et qui ne sont pas sa proprit lorsqu'il s'agit de marchandises acquises avec une clause de rserve de proprit.

De même, les marchandises ou autres produits en cours de route (en provenance d'un fournisseur, à destination d'un client) doivent être inclus dans l'inventaire de l'entreprise qui en est juridiquement propritaire à la date de la clture des comptes ; à cet effet, il convient de se reporter aux conditions d'achat ou de vente.

Une bonne procdure d'inventaire : les points essentiels
Les deux principes fondamentaux qui permettent une bonne connaissance des existants dans les entreprises sont (CNCC, note d'information 5 « Observation physique ») :
- la tenue d'un inventaire permanent ;
- l'existence et la bonne application de procdures de prise d'inventaire physique.
Les petites et moyennes entreprises utilisent rarement le système d'inventaire permanent et cette absence rend encore plus ncessaire la prsence de procdures et d'instructions d'inventaire rigoureuses.
La procdure d'inventaire doit permettre de prvoir toutes les situations susceptibles d'être rencontres pendant la prise d'inventaire et ainsi rsoudre les difficults ventuelles. Elle doit être crite afin d'être communique et explique aux quipes de comptage.
L'organisation des inventaires dpend de la nature de l'activit et des stocks. Elle est donc variable selon les entreprises ; toutefois, les grandes lignes suivantes peuvent constituer le cadre de toute procdure d'inventaire (CNCC, note d'information prcite) :
- choix d'une date ainsi que des horaires de commencement,
- prparation des lieux de stockage,
- personnel charg de l'inventaire,
- arrêt des mouvements pendant l'inventaire,
- dnombrement et saisie de l'inventaire,
- centralisation et suivi des quantits,
- procdures de sparation des exercices.

ORGANISATION DE L'INVENTAIRE

Quelles sont les personnes habilites à procder au comptage ?

Pour être un lment efficace du contrle interne de l'entreprise, l'inventaire ne doit pas normalement être ralis par les seules personnes ayant la charge du magasinage et, le cas chant, de la tenue de l'inventaire permanent. À cet effet, il est utile de faire participer à la prise d'inventaire physique des collaborateurs d'autres services : comptabilit gnrale, service commercial, ateliers de production.

Exemple :

Suivant la nature et la quantit des lments en stock, les oprations d'inventaire peuvent ncessiter plus ou moins de temps. Sur la base des expriences antrieures, il convient de mettre en place un nombre de personnes suffisant pour raliser l'inventaire dans les dlais impartis.

 

Si la taille de l'entreprise ne permet pas d'assurer correctement cette sparation de fonctions, il peut être utile de prvoir une supervision par l'expert comptable dans le cadre de sa mission de prparation des comptes annuels. Si l'entreprise est soumise au contrle lgal d'un commissaire aux comptes, ce dernier inclut gnralement dans ses diligences normales l'assistance aux oprations d'inventaire. En toute hypothèse, la prsence d'un professionnel externe est un lment important de fiabilit de la procdure d'inventaire physique des stocks.

Quelles dispositions doivent être prises pour l'amnagement des locaux ?

Les zones où se trouvent les articles à inventorier doivent être correctement ranges : regroupement par lots homogènes nettement isols les uns des autres. Cette condition est normalement satisfaite dans les magasins ; en revanche, dans les ateliers, il n'en est pas toujours de même et une phase de mise en ordre pralable aux comptages est souvent ncessaire.

La procdure devra mentionner le plan du site de stockage avec l'affectation des zones de stockage par quipe. Avant le dmarrage des comptages, une visite exhaustive des zones devra être effectue afin notamment de contrler que :

- les stocks sont correctement rangs et identifiables (tiquettes, etc.) ;

- la dfinition, pour chaque type d'article inventori, des units de comptage est prcise (poids, mètre linaire, unit) ;

- les stocks appartenant à des tiers et les stocks endommags ont t spars.

Comment fiabiliser le comptage des quantits ?

La fiabilit des relevs de comptage remis par les inventoristes repose en partie sur l'adquation des moyens d'identification (clart et exactitude des rfrences portes sur les articles ou lots d'articles, connaissance des articles à inventorier par les inventoristes) et de la qualit des feuilles de comptage.

Exemple :

Dans le cadre de petites et moyennes entreprises, il est gnralement prfrable de remettre aux inventoristes des documents sur lesquels sont djà indiques les rfrences des articles en stock et les units de comptage. Si le stock est tenu de faon informatise en inventaire permanent, on peut à cet effet tirer une dition de l'tat des stocks, en prenant soin de faire disparatre les quantits thoriques de faon à ne pas influencer les inventoristes.

 

Les units de comptage des diffrents articles doivent être cohrentes avec celles retenues pour la valorisation des stocks et être clairement portes à la connaissance des inventoristes : à l'unit, au 100, au mètre,... Ce point est très important, car les erreurs dcoulant d'une imprcision à ce niveau peuvent être très significatives. Eu gard aux units de comptage utilises, il convient de mettre à la disposition des inventoristes des moyens appropris : bascules correctement talonnes...

Les inventoristes reportent les quantits recenses pour chaque lot compt sur la ligne de l'article correspondant et, après s'être assurs que tous les lots relevant de leur secteur ont bien t recenss, ils procèdent à la sommation des quantits portes sur chaque ligne. Le bon droulement de cette phase des oprations d'inventaire dpend de la qualit des feuilles de comptage tablies par les inventoristes.

Dans le cas d'une prise d'inventaire ralise par un seul inventoriste ou une seule quipe d'inventoristes oprant conjointement, le document obtenu reprsente l'ensemble des stocks de l'entreprise. Dans le cas où l'importance ou la dispersion gographique des stocks rendent ncessaire la collaboration de plusieurs inventoristes ou quipes d'inventoristes intervenant sur des secteurs diffrents, il convient de procder à la centralisation des tats prpars par chaque quipe pour obtenir l'ensemble des stocks de l'entreprise, en ayant soin, le cas chant, d'ajouter les quantits dtenues par des tiers pour le compte de l'entreprise.

Comment procder au comptage des en-cours de production ?

L'identification et le comptage des en-cours de production prsentent des difficults particulières. La première mesure qui s'impose consiste à limiter au maximum les en-cours au jour de l'inventaire physique. Toutefois, cette solution n'est pas toujours possible et il convient de dfinir une mthode propre à cette catgorie de stocks et adapte au processus de production de l'entreprise.

Comment viter les risques d'omission ou de doublon ?

Chaque article en stock doit être recens une fois et une seule. Pour s'assurer du respect de cette exigence essentielle, les mouvements doivent être arrêts pendant l'inventaire. Durant cette priode, il faut donc proscrire toute activit de production ainsi que les expditions ou rceptions.

En outre, il est recommand de marquer clairement les lots compts de faon à viter une seconde prise en compte et à permettre de dtecter, à l'issue des oprations, les lots non marqus qui n'auraient pas t recenss. Le risque d'omission ou de doublon est particulièrement important lorsque plusieurs quipes se partagent les travaux de comptage ; dans ce cas, il convient de dlimiter très prcisment les zones sous la responsabilit de chaque quipe.

De même, les relevs de comptage doivent être numrots en continu.

Que faire en cas d'cart entre l'inventaire permanent et les quantits comptes ?

Si l'entreprise tient un inventaire permanent de ses stocks, il est intressant de comparer pour chaque article les quantits comptes et les quantits thoriques ; pour que cette comparaison soit significative, il convient d'avoir enregistr dans l'inventaire permanent tous les mouvements de stocks antrieurs à la date de l'inventaire.

Pour les articles faisant ressortir des diffrences significatives, il est ncessaire d'effectuer un nouveau comptage afin de s'assurer de l'exactitude des quantits recenses. Pour permettre ces comptages de contrle dans les meilleures conditions de scurit, il est souhaitable de ne redmarrer l'activit qu'après avoir dtermin les quantits physiques centralises. Si les contre-comptages et le contrle des reports et sommations des quantits comptes sont satisfaisants compte tenu des quantits thoriques, il convient de rechercher, dans la mesure du possible, les raisons des carts constats, avant d'accepter dfinitivement les quantits comptes.

Comment s'assurer de la cohrence avec la comptabilit gnrale ?

La photographie du stock à la date de clture des comptes annuels, obtenue au travers de l'inventaire physique, doit être cohrente avec les critures d'inventaire enregistres en comptabilit gnrale à la même date. Cette cohrence est indispensable au respect du principe d'indpendance des exercices, qui impose que soient rattachs à chaque exercice les charges et produits le concernant. À cet gard, il est important que le responsable comptable soit associ aux oprations d'inventaire ; en effet, ce dernier doit s'assurer que les dernières livraisons reues des fournisseurs (la fiabilit du datage des bons de livraison ou de rception s'avère alors essentielle) ont bien t passes en charges (par comptabilisation des factures correspondantes ou par constatation de factures à recevoir) et que les dernières expditions aux clients (qui devront faire l'objet d'un bon de sortie ou d'expdition dat) ont bien t constates en produits (par enregistrement dans le journal des ventes ou par constatation de factures à tablir).

Dans le cas où un arrêt total de l'activit n'est pas possible, des mesures particulières doivent être prises pour assurer la cohrence entre les positions comptables à la date de clture et les stocks inventoris.

Peut-on sous-traiter les oprations d'inventaire ?

Rien n'oblige l'entreprise à procder elle-même aux oprations d'inventaire. Elle fait d'ailleurs souvent appel à des entreprises de travail temporaire pour augmenter le nombre d'inventoristes ncessaires. Mais elle peut aussi avoir recours à des entreprises spcialises. Leur caractristique est de pouvoir effectuer l'inventaire dans les entreprises dont les produits sont identifis par des codes-barres, ce qui est plus courant dans le secteur de la distribution.

L'avantage d'un tel système est sa grande souplesse, ces quipes pouvant travailler de nuit, dimanche et jours fris. L'entreprise dispose galement du matriel spcialement adapt à la prise de l'inventaire (terminaux portables quips de lecteurs laser pour la saisie de l'inventaire). Les quipes peuvent, au choix de l'entreprise, procder à l'inventaire complet ou raliser l'inventaire conjointement avec son personnel ou ne louer que les machines.

Les critères de slection pour de tels prestataires sont les mêmes que pour un fournisseur habituel (prix, prestations, rputation, solidit financière, certification qualit...). Pour valuer le coût de cette sous-traitance, il faudra aussi tenir compte de la perte de chiffre d'affaires qui peut rsulter de la fermeture d'un point de vente pendant les heures normales d'activit lorsque la ralisation de l'inventaire physique est effectue en interne.

 

 

Article paru le 12/2003  http://www.grouperf.com/

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