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S'assurer de la qualité des palettes EUR/EPAL au moment du chargement et du déchargement :
Qui : les opérateurs responsables du chargement et du déchargement.

Quand : au moment du chargement et du déchargement.

Critères : dans un premier temps, le bon état de la palette pour tendre progressivement vers les critères d'échanges EPAL.

Conditions : disposer d'une aire de tri sur les quais et du personnel nécessaire pour éviter les temps d'attente excessifs.

Mise à la réparation avant l'échange :

Qui : tout utilisateur de palettes.

Quand : avant l'échange. En cas d'impossibilité avant l'échange, procéder à un examen contradictoire afin de défalquer selon le contrat établi, les palettes non conformes.

Critères : voir les critères d'avaries ou de défauts.

Conditions : faire appel à un réparateur agréé ou faire agréer son atelier de réparation, accepter le refus des palettes hors d'usage (démarquées).

Acheter des palettes neuves ou d'occasion auprès d'opérateurs agréés :

Qui: l'expéditeur mais aussi le transporteur et le destinataire.

Quand : dès que nécessaire. Actuellement jusqu'à 30 % du parc est estimé à déclasser.

Critères : auprès d'opérateurs agréés EPAL.

Conditions : demander contractuellement à son fournisseur l'engagement de respecter la réglementation (facilité temporaire à voir en fonction de la réponse du service de la législation fiscale).

Règle d'échange : à négocier entre chargeur et transporteur et distributeur :

En principe, une palette confiée vaut une palette rendue, à qualité égale,

Un "taux d'usure" peut être négocié entre les partenaires en fonction du rythme constaté d'usure, de salissure, de casse ou de rotation des palettes, ou au contraire en fonction d'un niveau particulier de qualité de palettes requis par un des partenaires.

Le délai de retour des palettes peut être également négocié pour tenir compte du délai de distribution.

Le document d'accompagnement des palettes doit être contrôlé de façon contradictoire dès réception sur site pour éviter des temps d'attente excessifs.

Le document doit indiquer : le nombre de palettes EUR/EPAL échangées, refusées, et les signatures.

Tenir une comptabilité palettes EUR/EPAL séparée et régulariser les soldes de palettes selon une fréquence à négocier.

Application de la loi du 1er février 1995 (sécurité et modernisation des transports) France :

L'échange et le retour des palettes doit faire soit l'objet d'un paragraphe dans le contrat de transport, soit l'objet d'un contrat séparé écrit entre le chargeur et le transporteur (voir document unique de transport). Si la prestation n'a pas été préalablement convenue, le bénéficiaire est responsable des dommages éventuels.