Léinventaire périodique
Léinventaire périodique, habituellement exécuté é une fréquence annuelle ou biannuelle, consiste é compter la totalité des items en stock, comparer les résultats avec les données du systéme déinformation et réconcilier les différences en  ajustant les données afin de bien représenter la réalité. Fait intéressant: cette pratique est souvent vue comme un exercice financier plutét quéune simple é remise é léheure des pendules é. 

Un facteur important é considérer lors déune prise déinventaire périodique est la coordination des ressources et la main dééuvre requise pour léeffectuer. Premiérement, le décompte déinventaire doit étre effectué durant une période oé les opérations sont arrétées afin déassurer quéil néy ait pas de transactions en cours qui pourraient fausser le décompte. Ceci nécessite souvent de planifier une quantité imposante de main dééuvre puisque les opérations ne sont arrétées que pour une courte période de temps, en général au cours déune fin de semaine. Si le personnel déopération néest pas suffisant, du personnel temporaire doit étre embauché. Puis finalement, il faut planifier les moyens de saisir toutes les données et effectuer les ajustements déinventaire avant le redémarrage des opérations. Si le département informatique ne peut assister dans cette démarche, du personnel additionnel doit étre planifié pour effectuer les téches cléricales de la prise déinventaire. Toutefois, un personnel nombreux et peu qualifié peut contribuer é une prise déinventaire erronée.

Léinventaire cyclique
Léinventaire cyclique, de son cété, vise é compter un nombre restreint déitems en inventaire é chaque jour jusquéé ce que tous les items soient vérifiés au moins une fois dans léannée. Léinventaire cyclique se différencie de léinventaire périodique par son objectif déidentifier les causes des erreurs et les corriger é la source ainsi que de compter plus fréquemment les items qui le requiert.

Dans un cas comme dans léautre, il est préférable de mesurer la précision de léinventaire en calculant le pourcentage des items pour lequel le décompte physique rencontre le décompte attendu. Il est également intéressant de mesurer les écarts en valeur absolue. La comparaison de la valeur totale en dollars dans les livres avec ce qui est compté ne mesure pas vraiment la précision puisque les items en surplus et en manque peuvent se balancer pour créer un résultat acceptable.

Quels sont les avantages de léinventaire cyclique?
Léinventaire cyclique se démarque par son identification et sa correction des écarts au temps opportun. De plus, la prise déinventaire peut se faire durant les opérations quotidiennes.  Puisque les efforts sont répartis au cours de léannée, un moins grand nombre déemployés est requis.  Un autre avantage provient du fait que cette méthode permet de développer des spécialistes qui deviennent efficace é obtenir de bons comptes, é réconcilier les différences et é trouver des solutions aux problémes. Les gens expérimentés connaissent bien les produits, la configuration de léemballage, la palettisation et les facteurs de conversion. Finalement, la surveillance constante des inventaires permet de maintenir un haut niveau de précision des inventaires, donc un meilleur service é la clientéle, moins de ruptures déinventaire, moins déinvestissement en stock de sécurité et un meilleur contréle des coéts.

Comment instaurer un inventaire cyclique?
La mise sur pied déun inventaire cyclique débute par un petit échantillon déitems qui sont choisis et comptés de faéon répétitive afin déidentifier les causes des erreurs déinventaire. Cette premiére étape met en lumiére les problémes qui doivent étre corrigés pour atteindre un haut niveau de précision des inventaires. Les problémes rencontrés peuvent provenir de différentes sources telles que :

un manque déordre dans léentrepét,

une mauvaise identification des items et des locations,

un manque de contréle sur léaccessibilité des lieux,

des erreurs déunité de mesure,

une mauvaise ségrégation entre les produits désuets, en inspection, les rebuts et les bons produits.

Lorsque lééchantillon de base se maintient sans erreurs, le programme peut étre élargi é un plus grand nombre déitems. Un plan déaction avec responsables et dates doit étre mis en place afin déassurer le suivi sur la correction des causes des erreurs.

Le risque déerreur déinventaire néest typiquement pas le méme pour tous les items. La fréquence des décomptes devrait augmenter avec le risque déerreur.  Il existe plusieurs techniques pour établir la fréquence des décomptes afin déaméliorer la précision globale des inventaires. Une des méthodes consiste é séparer les items avec la classification ABC. Les items de classe A comportant une plus grande valeur en dollars et un plus haut taux de roulement sont comptés plus souvent, par exemple é chaque mois. Les items de classe B peuvent étre comptés é chaque quart et ceux de classe C une fois par année. Déautres techniques choisissent les items basés sur les activités reliés é léitem, par exemple :
 

lorsque le point de commande est atteint,

lors de la réception déun lot,

lorsque léinventaire atteint zéro dans une location spécifique.

Ces techniques peuvent étre jumelées é la méthode ABC pour augmenter léefficacité et la précision du décompte. 

Le niveau de précision des décomptes cycliques doit tendre vers 100%. Cependant, un degré de tolérance pour léécart entre les comptes et les données du systéme déinventaire peut étre défini. Celui-ci doit alors servir é identifier les erreurs significatives et refléter les dommages quéune erreur déinventaire peut causer é la chaéne déapprovisionnement. Les items é A é doivent avoir un niveau de tolérance plus serré que les items é B é et é C é. Lorsque le total du compte est é léintérieur des tolérances, les données de léinventaire sont ajustées pour représenter le compte.

Quels sont les piéges de léinventaire cyclique?
Le décompte cyclique présente sans conteste plusieurs avantages, cependant, différents piéges peuvent venir les anéantir. Le principal piége est de relécher le niveau de rigueur et ajuster les inventaires sans vraiment les réconcilier. Il est également souvent question de discipline : la prise déinventaire étant une téche peréue par plusieurs comme ayant peu de valeur ajoutée, certains gestionnaires déopérations retirent les employés assignés au décompte et les réaffectent aux téches directes aussitét que la main dééuvre pour effectuer les téches directes néest pas suffisante. Ainsi, les décomptes cycliques ne sont pas toujours effectués é religieusement é. De plus, ne pas maintenir les comptes journaliers et offrir une formation inadéquate au personnel responsable des inventaires peuvent réduire de faéon significative les gains reliés é léinventaire cyclique. 

Conclusion
Avec les pressions des marchés qui forcent les entreprises é réduire constamment leurs investissements et coéts déopération, le niveau de précision des inventaires devient alors de plus en plus important. Léefficacité des échanges entre les différents maillons de la chaéne déapprovisionnement repose en grande partie sur la précision des inventaires que chacun peut démontrer. Un systéme déinventaire robuste combiné avec une prise déinventaire cyclique peut générer des données fiables sur léinventaire é tout moment et é un coét minimum.  Certains Systémes de Gestion déEntrepét (SGE) ou é Warehouse Management System é (WMS) offrent la fonctionnalité du décompte cyclique. Déailleurs, les SGE feront léobjet du prochain article de la chronique sur la gestion de la chaéne déapprovisionnement.                   20.06.2002