Un
indicateur clé déune saine gestion de la chaéne
déapprovisionnement
La précision des
inventaires joue un réle clé dans les opérations déentreposage
et par le fait méme dans la saine gestion de la chaéne
déapprovisionnement. En effet, léinexactitude des informations
reliées aux inventaires entraéne trop souvent des ruptures de
stock, des inventaires excessifs reliés é la ésur planificationé
pour compenser léincertitude, des coéts additionnels reliés au
temps supplémentaire ou éléexpeditingé et, au pire, la perte de
commandes et de clients. Cette chronique décrit les deux
méthodes de base pour vérifier léexactitude des inventaires.
Léinventaire périodique
Léinventaire
périodique, habituellement exécuté é une fréquence annuelle ou
biannuelle, consiste é compter la totalité des items en stock,
comparer les résultats avec les données du systéme
déinformation et réconcilier les différences en ajustant
les données afin de bien représenter la réalité. Fait
intéressant: cette pratique est souvent vue comme un exercice
financier plutét quéune simple é remise é léheure des pendules
é.
Un facteur important
é considérer lors déune prise déinventaire périodique est la
coordination des ressources et la main dééuvre requise pour
léeffectuer. Premiérement, le décompte déinventaire doit étre
effectué durant une période oé les opérations sont arrétées
afin déassurer quéil néy ait pas de transactions en cours qui
pourraient fausser le décompte. Ceci nécessite souvent de
planifier une quantité imposante de main dééuvre puisque les
opérations ne sont arrétées que pour une courte période de
temps, en général au cours déune fin de semaine. Si le
personnel déopération néest pas suffisant, du personnel
temporaire doit étre embauché. Puis finalement, il faut
planifier les moyens de saisir toutes les données et effectuer
les ajustements déinventaire avant le redémarrage des
opérations. Si le département informatique ne peut assister
dans cette démarche, du personnel additionnel doit étre
planifié pour effectuer les téches cléricales de la prise
déinventaire. Toutefois, un personnel nombreux et peu qualifié
peut contribuer é une prise déinventaire erronée.
Léinventaire cyclique
Léinventaire cyclique,
de son cété, vise é compter un nombre restreint déitems en
inventaire é chaque jour jusquéé ce que tous les items soient
vérifiés au moins une fois dans léannée. Léinventaire cyclique
se différencie de léinventaire périodique par son objectif
déidentifier les causes des erreurs et les corriger é la
source ainsi que de compter plus fréquemment les items qui le
requiert.
Dans un cas comme
dans léautre, il est préférable de mesurer la précision de
léinventaire en calculant le pourcentage des items pour lequel
le décompte physique rencontre le décompte attendu. Il est
également intéressant de mesurer les écarts en valeur absolue.
La comparaison de la valeur totale en dollars dans les livres
avec ce qui est compté ne mesure pas vraiment la précision
puisque les items en surplus et en manque peuvent se balancer
pour créer un résultat acceptable.
Quels sont les avantages de léinventaire cyclique?
Léinventaire cyclique se démarque par son identification et sa
correction des écarts au temps opportun. De plus, la prise
déinventaire peut se faire durant les opérations quotidiennes.
Puisque les efforts sont répartis au cours de léannée, un
moins grand nombre déemployés est requis. Un autre
avantage provient du fait que cette méthode permet de
développer des spécialistes qui deviennent efficace é obtenir
de bons comptes, é réconcilier les différences et é trouver
des solutions aux problémes. Les gens expérimentés connaissent
bien les produits, la configuration de léemballage, la
palettisation et les facteurs de conversion. Finalement, la
surveillance constante des inventaires permet de maintenir un
haut niveau de précision des inventaires, donc un meilleur
service é la clientéle, moins de ruptures déinventaire, moins
déinvestissement en stock de sécurité et un meilleur contréle
des coéts.
Comment instaurer un inventaire cyclique?
La mise
sur pied déun inventaire cyclique débute par un petit
échantillon déitems qui sont choisis et comptés de faéon
répétitive afin déidentifier les causes des erreurs
déinventaire. Cette premiére étape met en lumiére les
problémes qui doivent étre corrigés pour atteindre un haut
niveau de précision des inventaires. Les problémes rencontrés
peuvent provenir de différentes sources telles que :
un manque déordre dans léentrepét,
une mauvaise identification des items et des locations,
un manque de contréle sur léaccessibilité des lieux,
des erreurs déunité de mesure,
une mauvaise ségrégation entre les produits désuets, en
inspection, les rebuts et les bons produits.
Lorsque
lééchantillon de base se maintient sans erreurs, le programme
peut étre élargi é un plus grand nombre déitems. Un plan
déaction avec responsables et dates doit étre mis en place
afin déassurer le suivi sur la correction des causes des
erreurs.
Le
risque déerreur déinventaire néest typiquement pas le méme
pour tous les items. La fréquence des décomptes devrait
augmenter avec le risque déerreur. Il existe plusieurs
techniques pour établir la fréquence des décomptes afin
déaméliorer la précision globale des inventaires. Une des
méthodes consiste é séparer les items avec la classification
ABC. Les items de classe A comportant une plus grande valeur
en dollars et un plus haut taux de roulement sont comptés plus
souvent, par exemple é chaque mois. Les items de classe B
peuvent étre comptés é chaque quart et ceux de classe C une
fois par année. Déautres techniques choisissent les items
basés sur les activités reliés é léitem, par exemple :
lorsque le point de commande est atteint,
lors de la réception déun lot,
lorsque léinventaire atteint zéro dans une location
spécifique.
Ces
techniques peuvent étre jumelées é la méthode ABC pour
augmenter léefficacité et la précision du décompte.
Le
niveau de précision des décomptes cycliques doit tendre vers
100%. Cependant, un degré de tolérance pour léécart entre les
comptes et les données du systéme déinventaire peut étre
défini. Celui-ci doit alors servir é identifier les erreurs
significatives et refléter les dommages quéune erreur
déinventaire peut causer é la chaéne déapprovisionnement. Les
items é A é doivent avoir un niveau de tolérance plus serré
que les items é B é et é C é. Lorsque le total du compte est é
léintérieur des tolérances, les données de léinventaire sont
ajustées pour représenter le compte.
Quels sont les piéges de léinventaire cyclique?
Le
décompte cyclique présente sans conteste plusieurs avantages,
cependant, différents piéges peuvent venir les anéantir. Le
principal piége est de relécher le niveau de rigueur et
ajuster les inventaires sans vraiment les réconcilier. Il est
également souvent question de discipline : la prise
déinventaire étant une téche peréue par plusieurs comme ayant
peu de valeur ajoutée, certains gestionnaires déopérations
retirent les employés assignés au décompte et les réaffectent
aux téches directes aussitét que la main dééuvre pour
effectuer les téches directes néest pas suffisante. Ainsi, les
décomptes cycliques ne sont pas toujours effectués é
religieusement é. De plus, ne pas maintenir les comptes
journaliers et offrir une formation inadéquate au personnel
responsable des inventaires peuvent réduire de faéon
significative les gains reliés é léinventaire cyclique.
Conclusion
Avec les pressions des
marchés qui forcent les entreprises é réduire constamment
leurs investissements et coéts déopération, le niveau de
précision des inventaires devient alors de plus en plus
important. Léefficacité des échanges entre les différents
maillons de la chaéne déapprovisionnement repose en grande
partie sur la précision des inventaires que chacun peut
démontrer. Un systéme déinventaire robuste combiné avec une
prise déinventaire cyclique peut générer des données fiables
sur léinventaire é tout moment et é un coét minimum.
Certains Systémes de Gestion déEntrepét (SGE) ou é Warehouse
Management System é (WMS) offrent la fonctionnalité du
décompte cyclique. Déailleurs, les SGE feront léobjet du
prochain article de la chronique sur la gestion de la chaéne
déapprovisionnement.
20.06.2002