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inventairephysique_desstocks_organise_dec2003

  http://www.lomag-man.org/  Le 29/03/2004

 

Voir aussi le Courriel portant sur la gestion physique de stock.             Sur site le 07/08/2003

 

Voici un document qui n’est plus en ligne, sauf par la « recherche » sur le  site : http://www.grouperf.com/

 

 

GESTION

Organiser l'inventaire physique des stocks

L'inventaire physique des stocks doit être effectu� dans le respect des règles l�gales et selon des modalit�s assurant une fiabilit� satisfaisante.
En cette p�riode de cl�ture d'exercice, nous r�pondons aux questions que vous vous posez le plus souvent à ce sujet.

DATE ET FR�QUENCE DE L'INVENTAIRE

L'inventaire physique doit-il être r�alis� le jour de la cl�ture ?

L'entreprise est tenue de contr�ler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des �l�ments actifs et passifs de son patrimoine (c. com. art. L. 123-12). En cons�quence, l'obligation pos�e par la loi porte sur la p�riodicit� de l'inventaire physique et non sur sa date.

Lorsque l'entreprise n'a pas mis en place un système d'inventaire permanent, l'inventaire doit normalement être r�alis� à la date de cl�ture. Toutefois, il est admis que l'inventaire puisse être r�alis�, pour des raisons pratiques, quelques jours avant ou après la date de cl�ture de l'exercice. Il en va de même fiscalement (r�p. de Pierrebourg, JO 2 août 1956, D�b. AN quest. p. 3826 ; doc. adm. 4 A 2513-5). Dans ce cas, il appartient à l'entreprise de recenser pr�cis�ment les mouvements de ses stocks entre les dates d'inventaire et de cl�ture afin de d�terminer le niveau de ceux-ci à la date de cl�ture.

Une proc�dure d'inventaire permanent permet-elle de se dispenser d'un inventaire physique complet à la date de cl�ture ?

Lorsque l'entreprise dispose d'un système d'inventaire permanent fiable, c'est-à-dire permettant notamment, d'une part, de s'assurer de l'existence et de l'appartenance des stocks, d'autre part, de d�tecter leur qualit� et leur degr� de rotation, la r�alisation d'un inventaire physique complet à la date de cl�ture de l'exercice n'est pas obligatoire (CNCC, bull. 83, septembre 1991, p. 397). Dans ce cas, l'entreprise peut alors effectuer :

- soit un inventaire physique complet ne coïncidant pas avec la date de cl�ture. Une p�riode avec une activit� r�duite et des quantit�s en stock faibles peut donc être retenue. L'�cart entre la date de prise d'inventaire et celle de la cl�ture de l'exercice ne doit pas alors être trop important. Il semble qu'un d�lai de deux à trois mois entre ces deux dates constitue un �cart maximal (CNCC, bull. 68, d�cembre 1987, p. 489),

- soit des inventaires physiques appliqu�s à une partie des stocks et dont les r�sultats sont rapproch�s des donn�es issues de l'inventaire permanent (inventaires tournants couvrant la totalit� des articles ou inventaires effectu�s selon une m�thode d'�chantillonnage statistique rigoureuse et fiable) (CNCC, bull. 83 pr�cit�).

Du point de vue fiscal, l'entreprise doit alors justifier, par une m�thode appropri�e, la fiabilit� de son �valuation à la date de cl�ture de l'exercice (par exemple, par la tenue d'un inventaire permanent entre ces deux dates) (CE 26 juillet 1991, n�; 112906).

�L�MENTS À INVENTORIER

Peut-on exclure du comptage certaines cat�gories de stocks (stocks non significatifs, par exemple) ?

Le recensement des quantit�s en stock doit porter, en principe, sur l'ensemble des �l�ments constitutifs du stock faisant partie du patrimoine de l'entreprise. En cas d'inventaire tournant, le programme des comptages doit permettre d'inventorier tous les �l�ments au moins une fois par an.

Cette règle vaut tant au niveau fiscal que comptable. Il n'est donc pas possible, en principe, d'exclure des op�rations de recensement physique certaines cat�gories d'�l�ments du stock consid�r�es comme non significatives au niveau des comptes annuels.

Sont donc soumis au comptage tous les �l�ments constitutifs du stock, quels que soient leur nature ou leur �tat d'avancement : marchandises, approvisionnements, en-cours de fabrication, travaux en cours, produits semi-ouvr�s, produits finis et emballages.

La m�thode de l'�chantillonnage statistique a toutefois �t� admise par le Conseil national des commissaires aux comptes et la r�gularit� du contr�le ne peut être admise dans ce cas que si celui-ci se fonde sur une m�thode rigoureuse et fiable permettant notamment, au moyen des lois de probabilit� utilis�es en statistiques, de mesurer le risque d'�chantillonnage. Ces exigences impliquent une m�thode qui n'est sans doute pas à la port�e de toutes les entreprises (CNCC, bull. 83 pr�cit�).

L'inventaire se limite-t-il aux stocks situ�s dans l'entreprise ?

L'inventaire physique porte non seulement sur les stocks situ�s dans les magasins et ateliers de l'entreprise mais �galement sur les stocks d�tenus, à titre de d�p�t, par des tiers. Mais, parallèlement, il convient aussi de d�nombrer s�par�ment les stocks d�tenus par l'entreprise et qui ne sont pas sa propri�t� lorsqu'il s'agit de marchandises acquises avec une clause de r�serve de propri�t�.

De même, les marchandises ou autres produits en cours de route (en provenance d'un fournisseur, à destination d'un client) doivent être inclus dans l'inventaire de l'entreprise qui en est juridiquement propri�taire à la date de la cl�ture des comptes ; à cet effet, il convient de se reporter aux conditions d'achat ou de vente.

Une bonne proc�dure d'inventaire : les points essentiels
Les deux principes fondamentaux qui permettent une bonne connaissance des existants dans les entreprises sont (CNCC, note d'information 5 « Observation physique ») :
- la tenue d'un inventaire permanent ;
- l'existence et la bonne application de proc�dures de prise d'inventaire physique.
Les petites et moyennes entreprises utilisent rarement le système d'inventaire permanent et cette absence rend encore plus n�cessaire la pr�sence de proc�dures et d'instructions d'inventaire rigoureuses.
La proc�dure d'inventaire doit permettre de pr�voir toutes les situations susceptibles d'être rencontr�es pendant la prise d'inventaire et ainsi r�soudre les difficult�s �ventuelles. Elle doit être �crite afin d'être communiqu�e et expliqu�e aux �quipes de comptage.
L'organisation des inventaires d�pend de la nature de l'activit� et des stocks. Elle est donc variable selon les entreprises ; toutefois, les grandes lignes suivantes peuvent constituer le cadre de toute proc�dure d'inventaire (CNCC, note d'information pr�cit�e) :
- choix d'une date ainsi que des horaires de commencement,
- pr�paration des lieux de stockage,
- personnel charg� de l'inventaire,
- arrêt des mouvements pendant l'inventaire,
- d�nombrement et saisie de l'inventaire,
- centralisation et suivi des quantit�s,
- proc�dures de s�paration des exercices.

ORGANISATION DE L'INVENTAIRE

Quelles sont les personnes habilit�es à proc�der au comptage ?

Pour être un �l�ment efficace du contr�le interne de l'entreprise, l'inventaire ne doit pas normalement être r�alis� par les seules personnes ayant la charge du magasinage et, le cas �ch�ant, de la tenue de l'inventaire permanent. À cet effet, il est utile de faire participer à la prise d'inventaire physique des collaborateurs d'autres services : comptabilit� g�n�rale, service commercial, ateliers de production.

Exemple :

Suivant la nature et la quantit� des �l�ments en stock, les op�rations d'inventaire peuvent n�cessiter plus ou moins de temps. Sur la base des exp�riences ant�rieures, il convient de mettre en place un nombre de personnes suffisant pour r�aliser l'inventaire dans les d�lais impartis.

 

Si la taille de l'entreprise ne permet pas d'assurer correctement cette s�paration de fonctions, il peut être utile de pr�voir une supervision par l'expert comptable dans le cadre de sa mission de pr�paration des comptes annuels. Si l'entreprise est soumise au contr�le l�gal d'un commissaire aux comptes, ce dernier inclut g�n�ralement dans ses diligences normales l'assistance aux op�rations d'inventaire. En toute hypothèse, la pr�sence d'un professionnel externe est un �l�ment important de fiabilit� de la proc�dure d'inventaire physique des stocks.

Quelles dispositions doivent être prises pour l'am�nagement des locaux ?

Les zones où se trouvent les articles à inventorier doivent être correctement rang�es : regroupement par lots homogènes nettement isol�s les uns des autres. Cette condition est normalement satisfaite dans les magasins ; en revanche, dans les ateliers, il n'en est pas toujours de même et une phase de mise en ordre pr�alable aux comptages est souvent n�cessaire.

La proc�dure devra mentionner le plan du site de stockage avec l'affectation des zones de stockage par �quipe. Avant le d�marrage des comptages, une visite exhaustive des zones devra être effectu�e afin notamment de contr�ler que :

- les stocks sont correctement rang�s et identifiables (�tiquettes, etc.) ;

- la d�finition, pour chaque type d'article inventori�, des unit�s de comptage est pr�cis�e (poids, mètre lin�aire, unit�) ;

- les stocks appartenant à des tiers et les stocks endommag�s ont �t� s�par�s.

Comment fiabiliser le comptage des quantit�s ?

La fiabilit� des relev�s de comptage remis par les inventoristes repose en partie sur l'ad�quation des moyens d'identification (clart� et exactitude des r�f�rences port�es sur les articles ou lots d'articles, connaissance des articles à inventorier par les inventoristes) et de la qualit� des feuilles de comptage.

Exemple :

Dans le cadre de petites et moyennes entreprises, il est g�n�ralement pr�f�rable de remettre aux inventoristes des documents sur lesquels sont d�jà indiqu�es les r�f�rences des articles en stock et les unit�s de comptage. Si le stock est tenu de fa�on informatis�e en inventaire permanent, on peut à cet effet tirer une �dition de l'�tat des stocks, en prenant soin de faire dispara�tre les quantit�s th�oriques de fa�on à ne pas influencer les inventoristes.

 

Les unit�s de comptage des diff�rents articles doivent être coh�rentes avec celles retenues pour la valorisation des stocks et être clairement port�es à la connaissance des inventoristes : à l'unit�, au 100, au mètre,... Ce point est très important, car les erreurs d�coulant d'une impr�cision à ce niveau peuvent être très significatives. Eu �gard aux unit�s de comptage utilis�es, il convient de mettre à la disposition des inventoristes des moyens appropri�s : bascules correctement �talonn�es...

Les inventoristes reportent les quantit�s recens�es pour chaque lot compt� sur la ligne de l'article correspondant et, après s'être assur�s que tous les lots relevant de leur secteur ont bien �t� recens�s, ils procèdent à la sommation des quantit�s port�es sur chaque ligne. Le bon d�roulement de cette phase des op�rations d'inventaire d�pend de la qualit� des feuilles de comptage �tablies par les inventoristes.

Dans le cas d'une prise d'inventaire r�alis�e par un seul inventoriste ou une seule �quipe d'inventoristes op�rant conjointement, le document obtenu repr�sente l'ensemble des stocks de l'entreprise. Dans le cas où l'importance ou la dispersion g�ographique des stocks rendent n�cessaire la collaboration de plusieurs inventoristes ou �quipes d'inventoristes intervenant sur des secteurs diff�rents, il convient de proc�der à la centralisation des �tats pr�par�s par chaque �quipe pour obtenir l'ensemble des stocks de l'entreprise, en ayant soin, le cas �ch�ant, d'ajouter les quantit�s d�tenues par des tiers pour le compte de l'entreprise.

Comment proc�der au comptage des en-cours de production ?

L'identification et le comptage des en-cours de production pr�sentent des difficult�s particulières. La première mesure qui s'impose consiste à limiter au maximum les en-cours au jour de l'inventaire physique. Toutefois, cette solution n'est pas toujours possible et il convient de d�finir une m�thode propre à cette cat�gorie de stocks et adapt�e au processus de production de l'entreprise.

Comment �viter les risques d'omission ou de doublon ?

Chaque article en stock doit être recens� une fois et une seule. Pour s'assurer du respect de cette exigence essentielle, les mouvements doivent être arrêt�s pendant l'inventaire. Durant cette p�riode, il faut donc proscrire toute activit� de production ainsi que les exp�ditions ou r�ceptions.

En outre, il est recommand� de marquer clairement les lots compt�s de fa�on à �viter une seconde prise en compte et à permettre de d�tecter, à l'issue des op�rations, les lots non marqu�s qui n'auraient pas �t� recens�s. Le risque d'omission ou de doublon est particulièrement important lorsque plusieurs �quipes se partagent les travaux de comptage ; dans ce cas, il convient de d�limiter très pr�cis�ment les zones sous la responsabilit� de chaque �quipe.

De même, les relev�s de comptage doivent être num�rot�s en continu.

Que faire en cas d'�cart entre l'inventaire permanent et les quantit�s compt�es ?

Si l'entreprise tient un inventaire permanent de ses stocks, il est int�ressant de comparer pour chaque article les quantit�s compt�es et les quantit�s th�oriques ; pour que cette comparaison soit significative, il convient d'avoir enregistr� dans l'inventaire permanent tous les mouvements de stocks ant�rieurs à la date de l'inventaire.

Pour les articles faisant ressortir des diff�rences significatives, il est n�cessaire d'effectuer un nouveau comptage afin de s'assurer de l'exactitude des quantit�s recens�es. Pour permettre ces comptages de contr�le dans les meilleures conditions de s�curit�, il est souhaitable de ne red�marrer l'activit� qu'après avoir d�termin� les quantit�s physiques centralis�es. Si les contre-comptages et le contr�le des reports et sommations des quantit�s compt�es sont satisfaisants compte tenu des quantit�s th�oriques, il convient de rechercher, dans la mesure du possible, les raisons des �carts constat�s, avant d'accepter d�finitivement les quantit�s compt�es.

Comment s'assurer de la coh�rence avec la comptabilit� g�n�rale ?

La photographie du stock à la date de cl�ture des comptes annuels, obtenue au travers de l'inventaire physique, doit être coh�rente avec les �critures d'inventaire enregistr�es en comptabilit� g�n�rale à la même date. Cette coh�rence est indispensable au respect du principe d'ind�pendance des exercices, qui impose que soient rattach�s à chaque exercice les charges et produits le concernant. À cet �gard, il est important que le responsable comptable soit associ� aux op�rations d'inventaire ; en effet, ce dernier doit s'assurer que les dernières livraisons re�ues des fournisseurs (la fiabilit� du datage des bons de livraison ou de r�ception s'avère alors essentielle) ont bien �t� pass�es en charges (par comptabilisation des factures correspondantes ou par constatation de factures à recevoir) et que les dernières exp�ditions aux clients (qui devront faire l'objet d'un bon de sortie ou d'exp�dition dat�) ont bien �t� constat�es en produits (par enregistrement dans le journal des ventes ou par constatation de factures à �tablir).

Dans le cas où un arrêt total de l'activit� n'est pas possible, des mesures particulières doivent être prises pour assurer la coh�rence entre les positions comptables à la date de cl�ture et les stocks inventori�s.

Peut-on sous-traiter les op�rations d'inventaire ?

Rien n'oblige l'entreprise à proc�der elle-même aux op�rations d'inventaire. Elle fait d'ailleurs souvent appel à des entreprises de travail temporaire pour augmenter le nombre d'inventoristes n�cessaires. Mais elle peut aussi avoir recours à des entreprises sp�cialis�es. Leur caract�ristique est de pouvoir effectuer l'inventaire dans les entreprises dont les produits sont identifi�s par des codes-barres, ce qui est plus courant dans le secteur de la distribution.

L'avantage d'un tel système est sa grande souplesse, ces �quipes pouvant travailler de nuit, dimanche et jours f�ri�s. L'entreprise dispose �galement du mat�riel sp�cialement adapt� à la prise de l'inventaire (terminaux portables �quip�s de lecteurs laser pour la saisie de l'inventaire). Les �quipes peuvent, au choix de l'entreprise, proc�der à l'inventaire complet ou r�aliser l'inventaire conjointement avec son personnel ou ne louer que les machines.

Les critères de s�lection pour de tels prestataires sont les mêmes que pour un fournisseur habituel (prix, prestations, r�putation, solidit� financière, certification qualit�...). Pour �valuer le coût de cette sous-traitance, il faudra aussi tenir compte de la perte de chiffre d'affaires qui peut r�sulter de la fermeture d'un point de vente pendant les heures normales d'activit� lorsque la r�alisation de l'inventaire physique est effectu�e en interne.

 

 

Article paru le 12/2003  http://www.grouperf.com/

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